Aisyah KCSB

Aisyah KCSB

Menulis pelbagai tips & info berkaitan mesin pencetak multifungsi! dan pelbagai topik lain juga :)

Mesin Multifunctional printer – pelaburan terbaik untuk pejabat anda

Share on facebook
Facebook
Share on whatsapp
WhatsApp
Share on telegram
Telegram

Kelebihan Mempunyai Mesin Multifunctional Printer (MFP) di Pejabat

mesin multifunctional printer

Walaupun konsep “paperless office” kedengaran ideal dari segi prinsipnya, kenyataannya rata-rata pejabat masih perlu untuk print, scan dan copy dokumen pada kadar yang kerap. Disebabkan itulah, permintaan untuk mesin multifunction printer ini masih tinggi terutamanya untuk pejabat.

So apa itu mesin multifunction printer atau singkatannya “MFP” ini? MFP merujuk kepada sejenis peralatan khas yang boleh berfungsi secara serentak sebagai pencetak, mesin fotokopi, pengimbas dan faks.

Dengan adanya multifunctional printer sendiri di pejabat, lebih mudah dan senang kerja anda sebab dah tak perlu memandu ke kedai printing di luar untuk mencetak dokumen anda.

Tapi adakah itu saja kelebihan mempunyai mesin multifunctional printer di pejabat anda? Semestinya tak. Ada banyak kelebihan lain yang lebih menyeluruh yang kami ingin kongsikan dengan anda dalam posting kita kali ini. 

Jom!

1. Multifunctional printer membantu pengurusan dokumen yang lebih teratur

Dengan adanya mesin multifunctional printer ini, secara tak langsung anda dah bina satu infrastruktur percetakan dalam satu device yang sama, secara fizikal mahupun digital. 

Secara fizikalnya ia gabungkan 4 fungsi utama tadi (scan, print, copy & faks) dalam satu peranti. Secara digitalnya, ia disokong oleh software yang mana software ini membolehkan anda mencetak, menyalin & mengimbas dokumen anda menggunakan peranti mudah alih (mobile devices) seperti telefon pintar, tablet, laptop dll. 

Dengan fungsi fizikal dan digital ini, mudahlah kerja-kerja transformasi dokumen anda dari digital kepada fizikal dan juga fizikal kepada digital!

Malah, anda juga boleh mencetak dari mana sahaja asalkan anda disambung kepada rangkaian yang sama. Mesin ni juga membolehkan anda menghubungkan beberapa peranti mudah alih kepada mesin tersebut dalam satu masa yang sama.

So pekerja di pejabat dah tak perlu dah nak tunggu giliran untuk jalankan kerja percetakan mereka. Anda juga tak perlu lagi membeli banyak printer untuk setiap jabatan/division. Ini menjurus kepada peningkatan produktiviti dan memudahkan pengurusan dokumen di pejabat anda.

Dengan menjadikan mesin multifungsi ini seperti satu hub atau one-stop-centre di mana semua dokumen akan melaluinya, ia turut membantu dari segi keselamatan untuk menjaga keterlihatan, keselamatan & kepatuhan (visibility, security & compliance) kepada peraturan pencetakan dokumen dalam pejabat. Ini juga memudahkan penciptaan satu prosedur standard untuk menyokong organisasi pejabat anda dengan lebih jauh.

Secara ringkasnya:

  • MFP bantu bina satu infrastruktur percetakan yang menggabungkan kemudahan fizikal dengan digital
  • MFP memudahkan kerja transformasi dokumen dari fizikal (hard copy) kepada digital (soft copy) dan juga sebaliknya
  • MFP membolehkan percetakan mudah alih (mobile printing) dari rangkaian yang sama
  • MFP boleh menghubungkan banyak peranti dalam satu masa yang sama
  • MFP membantu menjaga keterlihatan, keselamatan dan kepatuhan kepada peraturan percetakan dokumen dalam pejabat
Nak tahu macam mana anda boleh print dari telefon pintar anda terus ke mesin pencetak multifungsi Konica Minolta (mobile printing)? Jom baca di sini.
 

2. MFP mewujudkan satu persekitaran percetakan yang lebih mudah untuk anda kawal

Bagaimana? Mesin multifungsi membolehkan semua aktiviti percetakan berlaku dalam satu rangkaian atau network yang sama. lebih mudahlah untuk anda kawal akses kepada dan menjejak (tracking) percetakan anda sebab semuanya berlaku di peranti atau device yang sama.

Bila anda dapat kawal printing environment anda, secara tak langsung ia juga dapat:

  • mengetatkan lagi keselamatan dokumen anda, dan;
  • mengurangkan kos percetakan di pejabat anda. 

(A) Bagaimana mesin multifunctional printer bantu pejabat anda dari segi keselamatan dokumen? 

Anda boleh mengawal kes seperti staf pejabat menggunakan printer untuk tujuan peribadi, dan kes percetakan yang tak dibenarkan (unauthorized printing) yang sering berlaku di pejabat-pejabat. 

Apa kesan unauthorized printing? Jika tidak dikawal, ia dapat mengancam keselamatan pejabat anda apabila wujudnya pihak yang cuba untuk mencetak dokumen yang mengandungi maklumat sulit seperti penyata akaun syarikat, gaji pekerja dan data peribadi pelanggan tanpa anda ketahui.

Malah, sebilangan mesin multifunctional printer turut dilengkapi dengan fungsi secure printing, yang mana dengan fungsi ini ia membenarkan satu-satu dokumen sulit itu dicetak hanya apabila pengguna meletakkan kata laluan yang betul.

(B) Bagaimana pula mesin ini bantu anda kurangkan kos percetakan?

Satu survey oleh OKI Systems UK yang disertai sejumlah 2000 responden, 45% mengakui mereka mencetak lebih dari 10 halaman kertas sehari dan 79% pekerja pejabat mengakui menggunakan mesin pencetak di pejabat untuk mencetak dokumen peribadi. 

Ini bermaksud perlunya ada satu sistem kawalan untuk persekitaran percetakan di pejabat. Ini boleh dicapai dengan adanya mesin multifungsi. Ya lah cuba anda bayangkan kalau setiap pejabat mempunyai mesin yang berlainan untuk setiap fungsi berbeza, mesti pening anda nak kawal dan jejaki penggunaan setiap peranti di pejabat anda kan? Tahu2 saja bil elektik anda melambung tinggi dan sikit2 perlu re-stock kertas.

Sebilangan mesin multifungsi moden mempunyai pelbagai ciri-ciri advance seperti rekod bacaan meter, biometric printing dan kad akses, set printing limit & sebagainya. Ciri-ciri ini membantu untuk menjejak pengguna dan penggunaan mesin percetakan anda dari semasa ke semasa supaya ianya tidak digunapakai melebihi tahap yang pejabat anda dah tetapkan.

3. Mesin pencetak multifungsi dapat mengurangkan kos pejabat secara keseluruhan

Mesin pencetak multifungsi bukan sahaja pintar sebab ia padat dengan pelbagai fungsi, tapi mesin multifungsi yang baik ini juga menggunakan sumber pejabat dengan efisien. 

Ini termasuk:

  • Utiliti

Dengan adanya mesin multifungsi ini menggantikan banyak peranti dalam 1 mesin yang sama, pejabat anda akan beroleh manfaat dari segi penjimatan tenaga elektrik, yang membawa kepada pengurangan bil elektrik pejabat anda. Bukan itu saja ya, sesetengah mesin multifungsi juga disahkan dengan Energy Star ratings, seperti air-cond juga, yang mana ia boleh jimatkan sehingga 40% – 55% tenaga dan bekerja dengan lebih efisien.

  • Barang habis pakai atau Consumables

Dengan adanya mesin multifungsi ini juga mengurangkan kos keseluruhan anda perlu spend untuk kertas, ink katrij, dan barang consummables yang lain. Ini disebabkan mesin multifungsi ini memudahkan kerja untuk anda menukar dokumen ke dalam format digital, menggunakan fungsi scan-to-device misalnya. Malah, dengan adanya mesin multifungsi ini juga mudah untuk anda jejak dan kawal penggunaan mesin anda dan anda dapat data yang lebih tepat tentang kos dan corak percetakan di pejabat anda.

  • Penyelenggaraan

Sama juga seperti utiliti & consumables, anda juga dapat jimat dari segi kos penyelenggaraan mesin multifungsi sebab lebih mudah untuk maintain 1 mesin dengan fungsi all-in-one berbanding banyak2 peranti dalam satu pejabat yang sama, betul tak? Lagi satu, disebabkan mesin multifungsi ini mudah didapati dan selalunya mempunyai standard yang sama/lebih kurang, ia juga bermakna senang untuk mendapatkan alat ganti, dan mudah nak dapatknannya pada harga yang berpatutan.

4. Pengguna hanya perlu belajar satu interface sahaja

Interface merujuk kepada bahagian visual aplikasi mesin multifungsi anda yang membolehkan pengguna berinteraksi dengan aplikasi tersebut dan bagaimana informasi ditampilkan pada skrin panel mesin. Tujuan interface ini untuk memudahkan pengguna menggunakan mesin ini dan akhirnya meningkatkan pengalaman pengguna atau user experience (UX) secara keseluruhan. 

multifunctional printer MFP

Mesin multifungsi biasanya dah lengkap dengan skrin sentuh yang intuitif dan navigasi yang ringkas,  pengguna boleh menguasai interface ini dan guna kesemua fungsi cetak, imbas dan fotokopi sekaligus. Untuk penggunaan pejabat biasa yang mana dokumen perlu sentiasa mengalir, penggunaan mesin multifungsi semestinya lebih baik dari pencetak khas.

Sama macam mana-mana aplikasi pun, kalau kita fokus menggunakan satu aplikasi untuk pelbagai fungsi, lama-lama kita akan jadi lebih mahir dalam menggunakannya. Berbanding kita nak cuba pelbagai aplikasi berbeza untuk setiap fungsi berbeza, dengan adanya mesin multifungsi ini, pengguna boleh fokus untuk kerja-kerja lain yang lebih produktif dan bukannya asyik perlu training setiap kali aplikasi atau peranti baru diperkenalkan dalam pejabat.

Di Khalifah Copier Sdn Bhd, kami membekalkan mesin copier / multifunctional printer (MFP) recond berkualiti tinggi dan disaring rapi bersama dengan pakej servis yang pastinya berbaloi untuk pelanggan kami. Kami komited dalam membantu usahawan dan perniagaan mendapat servis mesin fotostat terbaik, menjimatkan masa, supaya anda dapat Mencetak Tanpa Batasan

Hubungi Konsultan Jualan kami hari ini untuk tahu pakej sewaan dan beli mesin yang paling sesuai untuk kegunaan anda.

More to explorer

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Scroll to Top